Les étapes indispensables pour mettre en place un budget d’entreprise

Le budget est le principal outil de gestion financière des entreprises.

Sa mise en œuvre et son suivi dans les grandes entreprises mobilisent de nombreuses équipes de contrôleurs financiers et de consultants. Cela représente un nombre considérable d'heures consacrées aux échanges d'informations, à la consolidation des données, ainsi qu'aux allers-retours entre les décideurs et les managers opérationnels

Un travail exigeant, mais essentiel. Établir un budget, c’est prendre du recul, anticiper et se projeter à un an. C’est aussi une opportunité de challenger ses partenaires pour optimiser les performances de l’entreprise. Cela permet également de transformer un système comptable classique en un véritable outil de gestion opérationnelle.

Contrairement à une idée répandue, le contrôle budgétaire n’est pas réservé aux grandes entreprises. Bien au contraire, il constitue un levier stratégique pour les entreprises de toutes tailles, leur permettant de se projeter dans l’avenir et d’atteindre des objectifs ambitieux.

Pour élaborer votre budget d’entreprise, voici les étapes essentielles expliquées en détail ci-dessous :

Étape 1 : Définir en amont la stratégie d’entreprise

Étape 2 : Décliner la stratégie en objectifs SMART

Étape 3 : Échanger avec les opérationnels

Étape 4 : Respecter une logique claire

Étape 5 : Faire vivre son budget

Étape 1 : Définir en amont la stratégie d’entreprise

C’est le point de départ.

Nombreuses sont les entreprises qui se lancent têtes baissées dans la construction de leurs budgets sur Excel, sans avoir bien défini leur stratégie au préalable.

Or, le but du processus budgétaire est d’accélérer le déploiement et l’atteinte de la stratégie établie par le ou les dirigeant(s), tout en améliorant la performance de l’entreprise.

Il est donc nécessaire d’établir en amont un plan de développement à long terme (en général 5 ans) et de le décliner ensuite en étapes à moyen et court terme (3 ans et 1 an).

Cela permet de donner aux collaborateurs une vision stratégique et économique claire, et aux dirigeants de décliner des plans d’actions et des objectifs SMART.

Étape 2 : Décliner la stratégie en objectifs SMART

La stratégie établie doit ensuite être diffusée dans l’entreprise.

Mais pour pouvoir la mettre en place, le facteur clé de succès sera de découper l’objectif final (doubler le CA, se lancer à l’international, devenir leader du marché, etc.) en plusieurs objectifs SMART :

• Spécifiques : des objectifs définis clairement
• Mesurables : quantifiables, chiffrés (+20% de CA, marge brute de 34%, etc.)
• Atteignables : à la hauteur des ambitions des dirigeants, mais à la portée de l’entreprise
• Réalistes : des objectifs pertinents et cohérents par rapport aux ressources disponibles
• Temporellement définis : une deadline doit être attribuée à chaque objectif, pour mesurer l’avancement et faire progresser la dynamique d’entreprise

Atteindre un objectif ambitieux devient plus accessible lorsqu’il est découpé en plusieurs étapes.

“ Va aussi loin que tu peux voir. Quand tu seras arrivé, tu pourras voir encore plus loin.” JP Morgan.

Étape 3 : Échanger avec les opérationnels

Une fois ces deux premières étapes accomplies, un budget peut techniquement être élaboré en une après-midi par un contrôleur de gestion, puis envoyé aux responsables concernés par e-mail. Cependant, ce n’est pas l’objectif.

Le budget est avant tout un outil de communication. Il doit permettre une interaction “top-down”, du niveau stratégique vers les opérationnels, et “bottom-up”, des opérationnels vers la direction stratégique. Mais il ne s’arrête pas là : le budget doit également servir de levier pour déléguer, motiver et renforcer les compétences en management. Malheureusement, trop peu d’entreprises en sont réellement conscientes.

Pour maximiser son impact, les objectifs budgétaires doivent être présentés directement aux responsables chargés de les mettre en œuvre. Cela ouvre la voie à des discussions constructives sur la faisabilité de ces objectifs, permettant ainsi de s’assurer qu’ils sont réalistes et atteignables (en respectant les critères SMART, notamment le A et le R).

Ces échanges permettent également d’identifier les besoins spécifiques des opérationnels, tels que les investissements nécessaires (CAPEX) ou les charges opérationnelles (OPEX). Ainsi, il devient possible de construire des budgets d’investissement et de charges alignés sur les réalités du terrain, en s’appuyant sur l’expérience et les insights de ceux qui sont en contact direct avec les activités au quotidien.

Étape 4 : Respecter une logique claire

L’articulation budgétaire est une étape clé pour structurer efficacement la gestion financière de votre entreprise. Voici comment procéder, étape par étape :

1. Le budget des ventes : Commencez par définir le chiffre d’affaires visé : combien espérez-vous générer et comment cela se répartira-t-il ? Ces prévisions doivent tenir compte de votre modèle économique et des réalités du marché.

2. Le budget de production et d’approvisionnement : Sur la base des ventes prévues, élaborez le budget de production et d’approvisionnement. Celui-ci doit refléter les capacités de vos outils économiques ainsi que les ressources nécessaires pour répondre à la demande.

3. Le budget des charges : Identifiez les dépenses indispensables au fonctionnement de l’entreprise : charges d’exploitation, services externes, salaires, cotisations sociales, et impôts. Ce budget vous aidera à calculer précisément vos coûts opérationnels.

4. Le budget d’investissement : À cette étape, il s'agit d’anticiper les ressources à long terme dont l’entreprise aura besoin pour atteindre ses objectifs. Cela inclut non seulement la liste des investissements, mais aussi leur financement et leur impact sur les coûts futurs.

5. Le budget de trésorerie : Ce dernier élément est crucial. Contrairement à une simple projection de profit, il se concentre sur les flux de trésorerie :

   • Prévoir les entrées et sorties de liquidités.
   • Anticiper les périodes tendues pour éviter une rupture de trésorerie.
   • Allouer les meilleures ressources financières aux besoins d’investissement.

Un budget de trésorerie bien établi offre au dirigeant une vision claire et permet de gérer sereinement le décalage entre encaissements et décaissements, autrement dit, le BFR (besoin en fonds de roulement).

En maîtrisant ces différents budgets, vous serez en mesure de construire un bilan et un compte de résultat prévisionnels. Ces outils permettent non seulement de piloter l’entreprise, mais aussi d’anticiper les performances et d’ajuster les stratégies en cours de route, garantissant ainsi un management financier optimal.

Étape 5 : Faire vivre son budget

Dans un environnement en perpétuelle évolution, marqué par un rythme effréné de changements et une concurrence accrue, une entreprise ne peut se limiter à un prévisionnel budgétaire figé, établi plusieurs mois à l’avance. Les événements imprévisibles, tels que la crise sanitaire et économique de 2020, en sont la preuve éclatante. Un budget doit être dynamique, évoluant tout au long de l’année.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises adoptent des approches comme le “rolling forecast” (prévisions glissantes) ou le “re-forecast” (révision des prévisions). Ces pratiques répondent à une réalité économique en constante mutation, aux nouvelles opportunités commerciales, et à une intensité concurrentielle fluctuante.

Un budget rigide peut limiter la capacité des équipes commerciales à dépasser leurs objectifs lorsque la conjoncture est favorable. De la même manière, il peut freiner les départements R&D ou créatifs, les empêchant de prendre des initiatives ou de saisir des opportunités stratégiques.

Il est donc essentiel de comprendre qu’un budget n’est pas qu’un simple document financier. C’est un outil de gestion, de communication et de motivation. Sa conception exige une réflexion stratégique approfondie, des discussions constructives entre les dirigeants et les opérationnels, ainsi qu’une mise à jour régulière.

Pour structurer efficacement un budget, il peut être judicieux de faire appel à un DAF externalisé, qui apportera une expertise dédiée. Les dirigeants, en collaboration avec leurs partenaires financiers, devront se concentrer sur la définition d’objectifs SMART et sur l’établissement d’une structure budgétaire cohérente.

Un tel outil permettra à l’entreprise d’assurer un pilotage efficace, en atteignant ses objectifs de manière progressive et durable, tout en s’adaptant aux aléas de son environnement.

L’équipe de ID experts et conseils

Vous êtes intéressés par la mise en place d’un processus budgétaire dans votre entreprise ?